Společnost FINVOX Finanční Služby s.r.o., IČO: 03068102, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném městským soudem v Praze pod sp. zn. C 226529 (dále jen „Správce“) tímto informuje své klienty (dále jen „klient“), jimž poskytuje služby distribuce pojištění (pojistných produktů) a/nebo investičních služeb a/nebo služeb voblasti doplňkového penzijního spoření, aj. (dále jen „Produkty“) od příslušných dodavatelů těchto služeb, o zpracování jejich osobních údajů, vsouladu splatnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Správce tímto vyzývá klienty - právnické osoby, aby při sjednávání příslušné smlouvy a v době jejího trvání vždy řádně uvědomili fyzické osoby, jež vystupují vůči Správci jako kontaktní osoby klienta a/nebo zaměstnanci klienta (subjekty údajů), o předání osobních údajů těchto osob Správci a předali subjektům údajů tuto informaci o zpracování osobních údajů.
Správce je v rámci plnění svých zákonných povinností oprávněn zpracovávat osobní údaje svých klientů pro níže uvedené účely, v odpovídajícím rozsahu, a po dobu k tomu nezbytnou.
Kontaktní údaje Správce
Korespondenční adresa:
Na Florenci 2116/15
110 00 Praha 1 - Nové Město
Telefon: 724 119 908
E-mail: info@finvox.cz
Pověřenec Správce pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Ing. Martin Lukáš
Na Florenci 2116/15
110 00 Praha 1 - Nové Město
E-mail: dpo.finvox@weinholdlegal.com
1. Účely zpracování osobních údajů a) Zprostředkovatelská činnost s poskytovateli Produktů
b) Plnění zákonných povinností Správce
c) Oprávněný zájem Správce
2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů:
Pro účely uvedené pod písm. a) a b2) výše
i. Klient – právnická osoba:
ii. Klient – fyzická osoba:
Pro účely uvedené pod písm. b) výše
i. Klient – právnická osoba:
ii. Klient – fyzická osoba:
Pro účely uvedené pod písm. c) výše
i. Klient – právnická osoba:
ii. Klient – fyzická osoba:
3. Doba zpracovávání osobních údajů:
Pro účely uvedené pod písm. a) výše
Správce zpracovává osobní údaje klienta po dobu trvání Smlouvy.
Pro účely uvedené pod písm. b1) výše
Správce zpracovává osobní údaje klienta po dobu trvání příslušné smlouvy uzavřené mezi klientem a poskytovatelem Produktu, a dále po dobu 10 let od zániku závazku z této smlouvy, a to v souladu s AML zákonem.
Pro účely uvedené pod písm. b2) výše
Správce zpracovává (uchovává) osobní údaje klienta:
Správce zpracovává osobní údaje klienta za účelem vymáhání nároků týkajících se příslušné Smlouvy či vedení sporu ohledně příslušné Smlouvy po dobu 10 (deseti) let po zániku závazku z příslušné Smlouvy v souladu se zákonnou délkou promlčecích lhůt stanovených v příslušných právních předpisech, zejména v občanském zákoníku.
4. Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech klienta
Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím svých k tomu oprávněných zaměstnanců nebo prostřednictvím specializované společnosti. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených databázích.
Správce prohlašuje, že veškeré zpracování osobních údajů klienta, popřípadě jejich nezbytné předávání, bude prováděno plně s ohledem na soukromí klienta a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími zprostředkovatelskou činnost Správce.
Klient může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči Správci uplatnit práva uvedená níže, a to:
Právo na přístup, opravu, omezení a výmaz osobních údajů
Klient má právo získat od Správce informace, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány. Pokud Správce osobní údaje klientů zpracovává, je povinen poskytnout klientovi bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost klienta může Správce účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na pořízení těchto kopií.
Klient má dále právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají a na doplnění neúplných osobních údajů s přihlédnutím k účelům zpracování, a to i prostřednictvím poskytnutí dodatečného prohlášení.
Klient má rovněž právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:
Na žádost klienta Správce bez zbytečného odkladu **vymaže **jeho osobní údaje, pokud je dán některý z níže uvedených důvodů:
Právo na přenositelnost osobních údajů
Klient má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl Správci a které jsou zpracovávány automatizovaně, pokud je současně splněna některá z níže uvedených podmínek:
Správce poskytne klientovi osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Klient je oprávněn předat získané osobní údaje jinému správci osobních údajů. Klient si ve své žádosti zvolí, zda má Správce osobní údaje poskytnout klientovi nebo zda využije právo na to, aby jeho osobní údaje byly předány Správcem přímo jinému správci/zpracovateli, je- li to technicky proveditelné.
Právo vznést námitku
V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu Správce (např. přímý marketing) má klient právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů, které v námitce popíše. V případě přijetí námitky Správce osobní údaje přestane zpracovávat (ponechá si je pouze uložené) a provede posouzení, zda má závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami klienta, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud Správce dojde k závěru, že takové důvody má, informuje o tom klienta, sdělí mu zároveň možnosti další obrany a ve zpracování osobních údajů pokračuje. Pokud Správce naopak dojde k závěru, že dostatečné důvody pro zpracování osobních údajů nemá, klienta o tom informuje, zpracování ukončí a provede výmaz osobních údajů.
Vyřizování žádostí klientů při uplatnění jejich práv u Správce
Správce umožňuje klientům podání žádostí v různých formách, jež se primárně budou odvíjet od vztahu mezi Správcem a klientem (písemným formulářem, elektronicky). Jestliže klient podává žádost v elektronické formě, budou informace poskytnuty v běžně používané elektronické formě, ledaže by klient ve své žádosti uvedl, že požaduje jiný způsob poskytnutí informací. O opatřeních přijatých na základě žádosti klienta informuje Správce klienta do jednoho měsíce od přijetí žádosti, nejpozději však do tří měsíců od přijetí žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.
Právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů:
5. Příjemci osobních údajů
Správce je oprávněn za podmínek stanovených platnými právními předpisy předat osobní údaje klienta za účelem dalšího zpracování osobám (příjemcům), které zpracovávají osobní údaje výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl takový příjemce Správcem pověřen a převážně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, a/nebo za účelem plněním zákonných či smluvních povinností Správce a/nebo na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů uděleného Správci klientem a/nebo na základě oprávněného zájmu Správce.
Takovými příjemci jsou zejména:
a) právní zástupci (advokáti) Správce,
b) spolupracující samostatní zprostředkovatelé Správce (v případě, že na konkrétním
obchodním případu Správce spolupracuje s jiným samostatným zprostředkovatelem),
c) spolupracující vázaní zástupci nebo doplňkoví pojišťovací zprostředkovatelé (v případě, že Správce vykonává svojí zprostředkovatelskou činnost prostřednictvím těchto osob),
d) společnosti v rámci RENOMIA GROUP (především pro vnitřní administrativní účely za
účelem vnitřní správy a reportingu),
e) poskytovatelé příslušných Produktů (za účelem uzavření příslušné smlouvy a/nebo splnění smluvních povinností Správce vůči klientovi),
f) poskytovatelé informačních a komunikačních systémů, technické infrastruktury (kupříkladu IT služeb),
g) marketingové agentury (při přípravě a koordinaci obchodních a reklamních aktivit Správce za účelem nabízení produktů a služeb Správce).
Bližší informace o příjemcích je možné získat i u pověřence pro ochranu osobních údajů. Tato Informace může být aktualizována, v takovém případě Vás informujeme o jakýchkoli změnách.
6. Předávání osobních údajů do jiných zemí
Osobní údaje mohou být v rámci činnosti Správce předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Zajištění některých Produktů Správce včetně služeb s nimi spojených a jejich propagace v některých případech vyžadují, aby Správce předával osobní údaje ke zpracování mimo Evropskou unii. Správce však vždy dbá na to, aby k předávání docházelo v souladu s legislativními požadavky a aby byla v každém jednotlivém případě zabezpečena adekvátní ochrana osobních údajů. Správce pro zabezpečení ochrany osobních údajů při jejich předávání do třetích zemí využívá záruk stanovených platnou legislativou (tj. k předání dochází zejména na základě rozhodnutí Komise EU o odpovídající ochraně, standardních doložek o ochraně osobních údajů, právně závazných a vymahatelných nástrojů mezi orgány veřejné moci nebo veřejnými subjekty). Neexistují-li takové záruky, pak může Správce v ojedinělých případech předávat osobní údaje, je-li předání nezbytné pro uzavření nebo splnění smlouvy, která byla uzavřena v zájmu klienta mezi Správcem a třetí stranou, nebo je-li předání nezbytné pro splnění smlouvy mezi klientem a Správcem nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta, či na základě výslovného souhlasu řádně informovaného klienta.